学習院における「個人情報」の取扱いについて

平成15年5月に公布された「個人情報の保護に関する法律」が、平成17年4月から全面施行されることになりました。本院も、一定の個人情報を保有する事業者として、個人情報の保護義務を負う適用事業者となります。

この法律には、個人情報取扱い事業者の義務として、個人情報に関する(1)利用目的による制限、(2)適正な取得、(3)安全管理措置、（4）第三者提供の制限、(5)開示・訂正などが定められておりますが、本院では、これまでも各学校に在籍する学生、生徒、児童、園児、父母保証人及び卒業等により離籍された方々も含め、個人情報を適正に取得するとともに、本院の運営、教育活動、及び学籍管理等のために適正に保有してきております。

今後、法律の全面施行に伴い、本院では、業務に従事する教職員に対して、法律のほか本院制定の「学習院個人情報保護規程」や各学校が定める諸規則等の遵守、個人情報の適正な保有や利用についての教育・啓蒙活動をこれまで以上に行うだけでなく、「個人情報保護委員会」を設置して、開示請求や苦情につきましても誠実に対応していきたいと考えております。

なお、現在、学校法人学習院と本院が設置する各学校が、その運営と教育活動のために取得し、利用している個人情報は次のとおりとなっておりますので、ここにお知らせ申し上げます。

1.個人情報の取得と利用目的

(1)	「入学（入園）志願の際に提出いただく個人情報」は、入学（入園）の選考情報とするほか、入学（入園）試験の際の判定材料を加え、入学試験判定情報として利用しております。
(2)	「入学・入園手続の際に提出いただく個人情報」は、学生・生徒・児童及び園児等が在籍する当該学校の教育活動や学校生活・進路指導等の基本情報として利用しております。
(3)	「学生・生徒・児童及び園児等が学校在籍期間中に提出・作成する個人情報」は、前述の基本情報として、また、「各学校を卒業等により離籍した方の個人情報」は、ご本人からの証明書発行請求や本院及び各学校からの依頼、連絡、通知のための情報として利用しております。
(4)	「学生・生徒・園児等の入学時に提出いただく保証人の個人情報」は、本院及び各学校からの納付金、学校運営、また学校生活に関すること等の依頼、連絡、通知のために利用するほか、学習院父母会の組織運営のために利用しております。
(5)	なお、同窓会組織である桜友会、常磐会及び各学校の同窓生で組織する同窓会等が、加入要請や組織運営のために、在学生や離籍した方の姓名、連絡先、学校、卒業年月等の個人情報の提供を希望する場合は、本院の規定に基づき各団体と目的以外の利用禁止等について文書を取り交わしたうえで、個人情報を提供しております。

2.個人情報保護対象者と項目（学習院個人情報保護規程より抜粋）

一　本院が設置する各学校の学則の定めにより在籍する学生・生徒等

【項目】
姓名、旧姓名、個人番号、学籍番号、旧学籍番号（本院各学校出身者）、性別、生年月日、出身学校、入学年、在籍学校、学部（研究科）、学科（専攻）、学年次、学級、学年経歴、退学・卒業等異動情報、郵便番号、住所、電話番号、電子メールアドレス
学位情報、職歴情報、学籍情報、履修・成績情報、学費納入情報、健康管理情報、求職・進路指導情報、奨学生情報、課外活動情報、施設設備利用情報、図書館利用情報、賞罰情報、免許資格情報、コンピュータ利用情報

五　本院が設置する学校を修了、又は卒業若しくは退学等により離籍した学生・生徒等

【項目】
姓名、旧姓名、個人番号、学籍番号、旧学籍番号（本院各学校出身者）、性別、生年月日、出身学校、入学年、在籍学校、学部（研究科）、学科（専攻）、学年次、学級、学年経歴、退学・卒業等異動情報、郵便番号、住所、電話番号、電子メールアドレス
履修・成績情報、学位情報、学費納入情報、健康管理情報、求職・進路指導情報、就職・進路決定情報、奨学生情報、課外活動情報、施設設備利用情報、図書館利用情報、賞罰情報、免許資格情報、コンピュータ利用情報

七　本院が設置する学校の入学志願者、出願者及び父母等

【項目】
姓名、個人番号、学籍番号、旧学籍番号（本院各学校出身者）、性別、生年月日、出身学校、入学年、在籍学校、学部（研究科）、学科（専攻）、学年次、学級、学年経歴、退学・卒業等異動情報、郵便番号、住所、電話番号、電子メールアドレス
成績情報、学位情報、職歴情報、健康管理情報、入学試験等選考・判定情報

九　本別表の一又は五に掲げる学生・生徒等の保証人

【項目】
姓名、性別、生年月日、保証人番号、在籍者との続柄、郵便番号、住所、電話番号、勤務先、電子メールアドレス

学習院における個人情報の保護の方針

学校法人学習院（以下「本院」という。）は、人格尊重の理念の下、個人情報の保護の重要性を深く認識し、教育研究機関としての社会的責務を果たすとともに、社会の信頼に応えるため、個人情報の取扱いについて、十分な配慮及び適正な措置を講じることとし、以下の方針を定め、これを誠実に遵守してまいります。

1. 本院は、保有する個人情報を保護するため、「学習院個人情報保護規程」を定め、遵守するとともに、継続的な改善に努めます。
2. 本院は、個人情報の取得に当たっては、利用目的を通知又は公表し、適正に取得します。取得した個人情報については、利用目的の範囲内で取り扱い、原則として本人（個人情報によって識別される特定の個人。以下、同じ）の同意なしに第三者への提供を行いません。また、個人情報の保護のための管理体制を確立し、確実な運用をします。
3. 本院は、個人情報に関する開示、訂正、追加、利用の停止等については、対応窓口を設置し、本人の申し出に基づき、誠実に対応します。
4. 本院は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等に対する適切な対策を講じ、防止に努めます。また、万一事故が発生した場合には、速やかに公表し、二次被害の防止に当たるとともに、再発防止策を含め、必要な措置をとります。
5. 本院は、個人情報の保護の意識の向上を図るために、教育啓発活動を推進します。
6. 本院は、個人情報の保護に関する法令・ガイドライン等を尊重し、遵守するよう努めます。